DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDAD DE COLIMA

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACION

PROFESOR: M en E. Enoc Nelson Ocon Gutiérrez

DERECHO MERCANTIL

PRIMERA PARCIAL

TRABAJO

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

EQUIPO:

Leticia Alejandra Larios Gómez

Gabriela Ramos Salazar

Heidy Elizabeth Torres Ramos

Karla Leticia Dorantes Mendoza

Mónica Monserrath Manzo Sánchez

GRADO: 2°

GRUPO: C

05 de marzo del 2012

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

RECOPILACION DE INFORMACION

DATOS GENEREALES:

·       Nombre de la empresa: FERREMATERIALES RASA

·       Domicilio: Av. Pablo Silva García # 228 SUR

·       Tiempo de vida: tres años y medio

·       Slogan: “somos tus aliados”

·       Propietario: Efraín Ramos Mendoza

·       Director General: Efraín Ramos Mendoza

·       Gerente general: Fernando Efraín Ramos Salazar

·       Contador: Sergio Arturo Herrera Montaño

·       Horario: Lunes a Viernes de 8 a.m. a 8 p.m. y Sábados y Domingos de 9 a.m. a 3 p.m.

La empresa FERREMATERIALES RASA es una empresa de giro ferretería (comercial), la institución en cuestión brinda a sus clientes productos de diversas marcas y calidad con el fin de que estos puedan escogerlos de acuerdo al presupuesto del que dispongan. Las marcas mas reconocidas de este tipo de productos son TRUPER, SURTEK, VOLTECH, BTICINO, NIASA, FOSET, etc.

La entidad cuenta con un software especializado llamado “MICROSIP”, en el cual se registra las entradas y salidas de los productos así como también un estimado de la mercancía con la que cuenta la institución en el momento (inventario), en este también se registran los nombre de las personas o instituciones que dan preferencia a los servicios que les proporciona la identidad y que en el momento de la compra solicitan factura.

Al momento de realizar una venta ya sea a crédito o en efectivo se verifica que la mercancía sea entregada al cliente en buenas condiciones y en caso de que este no solicite factura, se le hace entrega de una nota o ticket el cual muestra la mercancía que estos compraron, esto se hace con la finalidad de que estos puedan hacer una devolución del producto en caso de que halla tenido algún defecto de fabrica.

Si los clientes que realizan una compra quieren pagar con tarjeta de crédito posteriormente a la liquidación de su compra se les informa que por pagar por este medio se les cobrara un 3% más.

Los problemas que observamos en esta entidad fueron los siguientes:

1.     No hay venta de materiales para construcción como el cemento, grava, arena y varilla principalmente.

2.     No se hace un inventario físico con frecuencia sino que se basan en los datos arrojados por el software.

3.     Acuerdos entre ejecutivos.

4.     Devoluciones sobre ventas.

5.     Falta de personal.

6.     Prestamos de caja que no son pagados en tiempo.

Para la resolución de los problemas anteriores, llegamos a las conclusiones:

1.     Hacer venta de materiales para construcción solamente por pedidos en caso de que el monto de la cantidad de mercancías sea considerable y hacer descuentos dependiendo del volumen.

2.     Realizar inventario físico de preferencia cada 3 días para ver el faltante de ciertos productos con la finalidad de obtener datos exactos y no basarse en su totalidad en el software utilizado.

3.     Estar de acuerdo los ejecutivos en cuanto a la forma de las decisiones tomadas en la empresa tomando en cuenta los pros y los contras.

4.     Hacer devolución sobre ventas solo a clientes importantes o en el caso de que algún producto salga defectuoso siempre y cuando los clientes se presenten con el ticket.

5.     Contratar mas personal que se haga cargo de labores especificas.

MISIÓN: es una empresa cuyo objetivo es la compraventa de materiales de construcción y ferretería con la finalidad de abastecer las necesidades de los clientes.

VISIÓN: ser la empresa del ramo ferretera a nivel estatal con mayor productividad y liderazgo.

FILOSOFÍA (valores): Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Igualdad y Tolerancia.

MANEJO DE MERCADOTECNIA

La mercadotecnia de la empresa esta organizada por disponibilidad de letreros para mostrar el acomodo o lugar de cada cosa, repartición de volantes con datos generales de la empresa acerca de los principales productos a ofrecer, también se utilizan anuncios en la sección amarilla, cada determinado tiempo se reparten volantes con un cupón el cual la persona que compre en la entidad tendrá que presentar para poder otorgarle un descuento del 5%, se utilizan rótulos externos para que el cliente sepa las marcas que se ofrecen, así como también la empresa cuenta con un logo que la distingue.

La empresa tiene un convenio con el gobierno estatal (Diputada Yuleni Cortes), en el cual se otorgara un 5% de descuento a las personas que presenten la tarjeta referente a la Diputada local.

La mercadotecnia de la empresa queda a cargo de la diseñadora grafica Marisela Becerra Verduzco.

ANALISIS DE LAS FUNCIONES

La administración de la ferretería queda a cargo de tres personas:

ü  DIRECTOR GENERAL:

La función principal de esta persona es checar la entrega de mercancías tanto como el recibimiento de estas como su posterior capturación en un software especializado para este tipo de trabajo, también se encarga de los depósitos y transacciones bancarias referentes a la entidad, la expedición de cheques a nombre de la entidad, así como a la organización de documentos para su posterior entrega al contador.

ü  GERENTE GENERAL:

Su principal función es atender a los clientes de manera adecuada y oportuna así como también organizar la mercancía que vaya llegando y rotularla con su respectivo código que hace referencia al precio del objeto en cuestión, se encarga de los inventarios físicos, aseo de las instalaciones así como de abrir y cerrar la tienda en el horario estipulado.

ü  CONTADOR PUBLICO:

Se encarga en general de los recursos financieros de la entidad así como de la realización de los documentos respectivos para hacer las declaraciones fiscales correspondientes ante hacienda y brindar asesoramiento financiero en caso de que se requiera.

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA

RECURSOS EXISTENTES

Para el trabajo apropiado del personal encargado de la administración de la empresa se necesita que existan ciertos recursos indispensables como:

o   El software (microsip) ya que contiene todos los datos acerca de los productos y los proporciona de manera inmediata.

o   Una infraestructura apropiada con las comodidades necesarias.

o   Artículos de oficina y papelería.

o   Artículos electrónicos tales como las computadoras e internet.

o   Muebles apropiados para que el personal trabaje adecuadamente, etc.

ANALISIS DE LAS FUNCIONES

Las funciones principales que tiene la entidad en cuestión, es brindarle al cliente una buena atención en tiempo y forma, pagar a tiempo a los proveedores de las diferentes mercancías, realizara tiempo el trabajo administrativo para el posterior análisis en el área de finanzas y su respectiva declaración.

De acuerdo de la observación empírica por parte de nuestro equipo el trabajo en la relaciones por parte de los administrativos siempre conforme el objeto de cumplir su misión en base a su filosofía para la posterior realización a mediano plazo de su visión. Las actividades realizadas por los integrantes de la institución se realizan de forma empírica ya que su trabajo ha ido evolucionando conforma a la observación y a la experiencia que estos tres años y medio de laboración en este ramo les han dado, empírico porque los integrantes de la organización no tenían un conocimiento posterior al establecimiento de la empresa formado mediante la enseñanza de profesionales por medio del curso de una carrera universitaria.

DUPLICIDAD U OMISION DE FUNCIONES DENTRO DEL AREA EN REALACION A LOS OBJETIVOS DE LA MISMA.

En la empresa se encuentran solo dos personas que se encargan de las cuestiones administrativas y de la atención al cliente, por lo tanto muchas veces el personal desempeña varias funciones a la vez, y esto no permite que el trabajo en algunas ocasiones se realice adecuadamente.

El grado de complejidad y especialización para realizar las funciones no es alto ya que la mayoría de estos se realizan empíricamente conforme a la experiencia que van adquiriendo, con excepción del contador publico de la entidad ya que el si necesita un grado de especialización y complejidad elevada para redactar de forma correcta o exacta los estados financiero correspondientes a la institución.

CONCLUSIONES

De acuerdo a nuestra estancia en la empresa hemos podido observar que las relaciones de trabajo siempre buscan la manera de cumplir con sus objetivos con finalidad de cumplir con su misión y visión  todo esto con base en una filosofía bien planteada.

No obstante en la empresa se registraron cierto mas funcionamientos que afectaban de cierto modo el rendimiento y productividad de la organización, a continuación se mostraran detalladamente las conclusiones a las que llego nuestro equipo por medio del FODA.

FODA

FORTALEZAS:

v La empresa ofrece un buen precio a los clientes en comparación con otras instituciones del ramo ferretero.

v Se presenta una atención al cliente de manera eficiente y eficaz.

v Se ofrecen productos de diferentes marcas y calidad, de acuerdo al presupuesto de cada cliente.

v La ferretería tiene la adquisición de varias distribuciones de productos referentes al remodelado de una construcción, por lo que los precios al publico pueden ser mas baratos en comparación con otras ferreterías o incluso otras ferreterías pueden comprar ya sea menudo o mayoreo este producto a buen precio.

OPORTUNIDADES:

v La contratación de más empleados que se encarguen de las diferentes labores de la empresa.

v Distribuir anticipadamente los productos que producen mermar para optimizar en tiempo la atención a los clientes.

DEBILIDADES:

v No tener o manejar en su totalidad materiales para construcción tales como: cemento, varilla, grava y piedra primordialmente.

v No tener el personal suficiente para atender a las personas.

AMENAZAS:

v Tener ferreterías en una misma zona las cuales producen competencia y en determinados casos una baja en los clientes.

v Las grandes empresas como Home Depot, ya que pueden ofrecer productos de ferretería y construcción a mejor precio ya que su capital y margen de pérdida es mayor.

PROPUESTAS Y PLAN DE ACCION

La empresa en materia de poder aprovechar sus propias fortalezas debe incrementar el número de empleados, así como en el tiempo libre de los trabajadores repartir los productos que se venden por kilos, para una mayor eficiencia en el servicio al cliente.

Tener aunque sea en poca cantidad los materiales de construcción mas demandados por la población o bien en caso de clientes importantes que necesiten de estos productos en gran cantidad conseguir los materiales para evitar que dichos clientes, los cuales brindan a la empresa un mayor crecimiento, se vayan con la competencia.